Italia Digitale
AgID: le istruzioni per la gestione del registro giornaliero di protocollo
L'obbligo per le P.A. già partito dall'11 ottobre 2015. Nel provvedimento sono stabilite le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni.
Sul sito istituzionale di AgID sono disponibile le Istruzioni per la produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo, che contengono le disposizioni sulla produzione e la trasmissione del registro in conformità alla normativa vigente.
Come stabilito dal DPCM 3 dicembre 2013 in materia di protocollo informatico, a partire dall’11 ottobre 2015 le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva.
Nel provvedimento sono stabilite le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni:
- di registrazione e segnatura di protocollo, di cui agli articoli 53, 55 e 66 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 4451 (TUDA);
- di registrazione di protocollo agli articoli 40-bis, 41 e 47 del Codice dell’amministrazione digitale2 (CAD).
Lo scopo delle regole tecniche è quello di guidare le pubbliche amministrazioni nell’adeguamento, sia organizzativo che funzionale, dei propri sistemi di gestione documentale.
In particolare, le pubbliche amministrazioni, nell’ambito del loro ordinamento devono provvedere a:
a) individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici di riferimento (art. 50 del TUDA);
b) nominare, in ciascuna delle aree organizzative omogenee individuate, il responsabile della gestione documentale, e un suo vicario, per casi di vacanza, assenza o impedimento del primo;
c) nominare eventualmente, nell'ambito delle amministrazioni con più aree organizzative omogenee, il coordinatore della gestione documentale e un suo vicario per i casi di vacanza, assenza o impedimento del primo;
d) adottare il manuale di gestione;
e) definire i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate all'eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal DPR 445/2000.
Con riferimento ai requisiti minimi di sicurezza del Sistema di protocollo informatico, l’art. 7 delle regole tecniche in commento introduce un importante nuovo obbligo: la conservazione digitale “a norma” del Registro giornaliero di protocollo.
Come noto, l’art. 52, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, (TUDA), stabilisce che il Sistema di gestione informatica dei documenti deve, fra l’altro, garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita dall’Ente.
Nello specifico, la registrazione di protocollo deve necessariamente riguardare:
- i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione ;
- tutti i documenti informatici ;
- le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica;
- le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica certificata;
- le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica .
Il richiamato articolo 52, stabilisce inoltre che “… il sistema di gestione informatica dei documenti deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo”.
Da ultimo, l’art. 7, co. 5, del DPCM 3.12.201310, in tema di misure di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico, richiede che il registro giornaliero di protocollo sia trasmesso, entro la giornata lavorativa successiva a quella della sua produzione, al Sistema di Conservazione, garantendone l'immodificabilità del contenuto.
Per saperne di più:
-vai al testo integrale delle Istruzioni
-vai a Flussi documentali e protocollo
Fonte: AgID
Moreno Morando
(13 ottobre 2015)
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